Produktdaten wachsen selten geplant.
Mit jedem neuen System, jedem zusätzlichen Vertriebskanal und jeder neuen Anwendung kommen weitere Anforderungen an die bestehenden Produktdaten hinzu.
Ein neues ERP-System wird eingeführt und die Daten müssen migriert werden. Ein Shop-System kommt hinzu und die Produktdaten müssen angepasst werden. Ein Marktplatz wird angebunden und die Daten werden erneut aufbereitet. Vielleicht wird zusätzlich noch ein Excel-basiertes System genutzt.
Und plötzlich liegen dieselben Informationen an mehreren Stellen.
Das Problem ist dabei selten die Anzahl der Systeme oder Datensätze. Schwierig wird es dann, wenn die Produktdaten an mehreren Stellen gepflegt werden.
Je häufiger Informationen kopiert werden, desto größer wird das Risiko für Fehler, Inkonsistenzen und unnötigen Pflegeaufwand.
Daher sind die typischen Probleme bei dezentral organisierten Produktdaten:
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Änderungen müssen mehrfach eingetragen werden.
Wird beispielsweise eine Produktbeschreibung, ein Preis oder eine technische Eigenschaft geändert, muss die Information in mehreren Systemen aktualisiert werden.
Je mehr Stellen gepflegt werden müssen, desto größer wird das Risiko, dass eine Änderung vergessen oder unterschiedlich übernommen wird.
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Verschiedene Abteilungen arbeiten mit unterschiedlichen Produktinformationen.
Produktdaten werden nicht immer von einer einzigen Abteilung genutzt.
Vertrieb, Einkauf, Marketing oder E-Commerce können mit unterschiedlichen Systemen und Datenbeständen arbeiten. Dadurch kann es passieren, dass dieselben Produkte intern unterschiedlich beschrieben oder mit unterschiedlichen Informationen geführt werden.
Die Frage ist dann nicht mehr nur, welche Information vorliegt, sondern auch: welche Version die richtige ist.
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Für neue Vertriebskanäle werden Daten erneut aufbereitet.
Ein neuer Webshop, ein Marktplatz oder ein weiterer digitaler Vertriebskanal soll angebunden werden.
Anstatt vorhandene Daten direkt weiterzuverwenden, müssen Produktinformationen erneut angepasst, formatiert oder zusammengestellt werden.
Das kann bei einem einzelnen Kanal noch überschaubar sein. Mit jedem weiteren Ausgabekanal steigt jedoch der Aufwand.
Die Folge: Neue digitale Angebote lassen sich nicht einfach auf Basis vorhandener Daten umsetzen, sondern erzeugen zusätzliche Pflege- und Abstimmungsarbeit und damit auch höhere Kosten.
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Niemand kann spontan beantworten, welche Datenquelle die richtige ist.
Liegt die richtige Information im ERP? Im Shop? In einer Excel-Datei? In einem anderen System?
Wenn diese Frage jedes Mal manuell geklärt werden muss, kostet das Zeit und erschwert gleichzeitig die zuverlässige Weiterverarbeitung der Daten.
Eine zentrale Datenstruktur kann hier Klarheit schaffen: Statt Informationen an vielen Stellen unabhängig voneinander zu pflegen, werden sie zentral verwaltet und anschließend für die benötigten Anwendungen bereitgestellt.
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Kleine Änderungen verursachen unerwartet viel Abstimmungsaufwand.
Eine kleine Änderung sollte eigentlich schnell erledigt sein..
Sind Produktinformationen jedoch auf mehrere Systeme und Abteilungen verteilt, kann selbst eine kleine Anpassung Rückfragen und Abstimmungen auslösen:
Wer muss die Änderung übernehmen? Welche Systeme sind betroffen? Welche Version ist aktuell? Wurde die Änderung bereits überall umgesetzt?
So entsteht Aufwand nicht durch die Änderung selbst, sondern durch die verteilte Organisation der Daten.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann haben Sie wahrscheinlich bereits die Herausforderungen dezentral organisierter Produktdaten erlebt.
Die Lösung ist daher nicht unbedingt ein weiteres System. Viel entscheidender ist, wo die Produktdaten zentral gepflegt werden und wie sie von dort aus weiterverarbeitet werden können.
Lösungen wie PIMServOne verfolgen genau diesen Ansatz: Daten werden zentral verwaltet und können anschließend für unterschiedliche Systeme und Ausgabekanäle genutzt werden, ohne sie immer wieder neu anzulegen oder zu pflegen.
Wie viele Systeme enthalten bei Ihnen aktuell Produktdaten?
Erzählen Sie uns davon. Schreiben Sie uns gern auf LinkedIn.
