Support und Auftragsverarbeitung

Green Eye Support Policy

1. Green Eye stellt während der Laufzeit des Supportvertrags einen Support zur Behebung von Fehlern der Software zur Verfügung.
2. Green Eye stellt dem Kunden eine Supporthotline per Web (Ticketsystem) zur Verfügung. Die Nutzung weiterer Kanäle, insbesondere E-Mail und Telefon, steht im freien Ermessen von Green Eye.
3. Der Kunde wird Green Eye etwaige Fehler über das Ticketsystem mitteilen und bei der Eingrenzung von Fehlern mitwirken. Er wird insbesondere Green Eye nachprüfbare Unterlagen über Art und Auftreten von Fehlern zur Verfügung stellen und angeben, wie sich der Fehler äußert und auswirkt und unter welchen Umständen er auftritt.
4. Die Supportleistungen werden von Green Eye in den Geschäftszeiten Montag bis Freitag von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr, mit Ausnahme von gesetzlichen Feiertagen in Nordrhein-Westfalen sowie des 24. und 31.12. (nachfolgend "Werktag(e)" bzw. „Geschäftszeiten“), erbracht. Anfragen werden innerhalb der Geschäftszeiten folgendermaßen bearbeitet:

   Level	Definition	Leistung Green Eye
   1	Betriebsverhindernder Fehler	Reaktionszeit: Spätestens 4 Stunden* nach Eingang der Fehlermeldung.
   2	Betriebsbehindernde Fehler	Reaktionszeit: Spätestens 8 Stunden* nach Eingang der Fehlermeldung.
   3	Betriebseinschränkende Fehler	Reaktionszeit: Spätestens 16 Stunden* nach Eingang der Fehlermeldung.
   4	Sonstige Fehler, unwesentliche Fehler, leichte Fehler	Reaktionszeit: Spätestens 24 Stunden* nach Eingang der Fehlermeldung.

   Die Reaktion beginnt mit vollständiger Eingabe des Tickets in das Ticketsystem. Es werden nur Stunden innerhalb der Geschäftszeiten berechnet.

   Ein betriebsverhindernder Fehler liegt vor, wenn die Nutzung der Software beispielsweise aufgrund von Fehlfunktionen, falschen Arbeitsergebnissen oder mangelhaften Antwortzeiten oder nicht vorhandener Verfügbarkeit unmöglich ist.

   Ein betriebsbehindernder Fehler liegt vor, wenn die Nutzung der Software nur stark eingeschränkt möglich ist und die Einschränkung nicht durch vertretbare organisatorische Maßnahmen umgangen werden kann.

   Ein betriebseinschränkender Fehler liegt vor, wenn die Nutzung der Software eingeschränkt ist, dieser Mangel kurzfristig durch eigene Leistungen des Kunden kompensiert werden kann, das Vorhandensein des Fehlers aber so einschränkt, dass das Verbleiben des Fehlers dem Kunden nicht über einen längeren Zeitraum zumutbar ist.

   Ein sonstiger, unwesentlicher oder leichter Fehler liegt vor, wenn der Fehler ohne Minderung der Produktivität umgangen werden oder sonst keine entscheidende Auswirkung auf die Nutzbarkeit der Software hat.

5. Die Support-Sprache ist Deutsch.
6. Leistungen aufgrund von Meldungen des Kunden, die auf eine fehlerhafte Anwendung der Software zurückzuführen sind, insbesondere die Fehlersuche bei der Meldung von Anwenderproblemen, die durch eine vom Kunden vorgenommene unsachgemäße Systemeinstellung verursacht wurden, sind von dem Support nicht erfasst. Green Eye ist berechtigt, den durch derartige Leistungen entstandenen Aufwand separat zum dann aktuell gültigen Stundensatz zu berechnen.

Vertragsbedingungen Auftragsverarbeitung (Art. 28 Abs. 3 DSGVO)

1. Vertragsgegenstand und Auftragsinhalt
   1. Der Gegenstand des Vertrags ergibt sich aus der zwischen den Parteien abgeschlossenen Vereinbarung über die Bereitstellung von Software zum Zugriff über das Internet (SaaS) und die Erbringung von Support und/oder IT-Services der Green Eye GmbH (nachfolgend „Auftragnehmer“) an den Auftraggeber, auf die hier verwiesen wird (im Folgenden „Hauptvertrag“). Dieser Vertrag zur Auftragsverarbeitung (der „Vertrag“) findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen gemäß Hauptvertrag in Zusammenhang stehen und bei denen der Auftragnehmer mit personenbezogenen Daten, die dem Auftragnehmer vom Auftraggeber übermittelt oder offengelegt werden, in Berührung kommen kann.
   2. Die Art der verarbeiteten Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Art und der Zweck der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind im Detail in Annex 1 zu diesem Vertrag festgelegt.
   3. Soweit in diesem Vertrag nicht ausdrücklich anders bestimmt, findet die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung ausschließlich in Deutschland, einem Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt. Jede Verlagerung in ein Drittland darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
2. Technische und organisatorische Maßnahmen
   1. Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen. Die einzelnen Maßnahmen dokumentiert der Auftragnehmer in einem Maßnahmenkonzept in Annex 2.
   2. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.
   3. Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
3. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten; Betroffenenrechte
   1. Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.
   2. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen darin unterstützen, die Rechte Betroffener auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft sicherzustellen. Für Unterstützungsleistungen, die nach dem Hauptvertrag nicht geschuldet sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.
4. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers
   1. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet worden sind. Der Auftragnehmer darf die Daten ausschließlich entsprechend den Weisungen des Auftraggebers, einschließlich der in diesem Vertrag und im Hauptvertrag eingeräumten Befugnisse, verarbeiten, es sei denn, dass er gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet ist. Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mindestens in Textform). Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.
   2. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32-36 DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören unter anderem:
      1. die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden,
      2. die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber den Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen,
      3. die Unterstützung des Auftraggebers bei dessen Datenschutz-Folgeabschätzung,
      4. die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultation mit der Aufsichtsbehörde.
   3. Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung des Hauptvertrags enthalten oder auf ein Fehlverhalten des Auftraggebers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.
5. Unterauftragsverhältnisse
   1. Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer zum Beispiel als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Sicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
   2. Der Auftragnehmer ist berechtigt, Unterauftragnehmer einzuschalten, sofern er mit dem Unterauftragnehmer eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 4 DSGVO schließt und, falls der Unterauftragnehmer in einem Drittland sitzt, die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
   3. Vorbehaltlich der in Ziffer 5.2 genannten Bedingung gestattet hiermit der Auftraggeber dem Auftragnehmer die Einschaltung der Annex 3 genannten Unternehmen als Subunternehmer.
   4. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber vorab über jede beabsichtigte Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung anderer Auftragsverarbeiter. Der Auftraggeber kann dieser Änderung gegenüber dem Auftragnehmer innerhalb von 14 Tagen ab Eingang der Information beim Auftraggeber widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch innerhalb der Frist, gilt die Zustimmung zur Änderung als gegeben. Ein Widerspruch darf nicht ohne ein die Interessen des Auftragnehmers überwiegendes Interesse des Auftraggebers erfolgen.
6. Kontrollrechte des Auftraggebers
   1. Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Der Auftraggeber hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.
   2. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DSGVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.
   3. Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch
      1. die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DSGVO,
      2. die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DSGVO,
      3. aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (zum Beispiel Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditorium, Qualitätsaudit),
      4. eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (zum Beispiel nach BSI-Grundschutz oder ISO/IEC 27001).
   4. Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.
7. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten
   1. Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie die Aufbewahrung von Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
   2. Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Tätigkeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung des Hauptvertrags – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen. Die Pflichten des Auftragnehmers nach dieser Ziffer 7.2 gelten nicht, sofern nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten der EU eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht.
   3. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftragsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend den jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.
8. Auftragsdauer, Kündigung

   Die Laufzeit dieses Vertrages entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags und schließt darüber hinaus den Zeitraum nach Ende des Hauptvertrags bis zur vollständigen Rückgabe oder Löschung der vom Auftraggeber im Zusammenhang mit der Durchführung des Hauptvertrages dem Auftragnehmer überlassenen Daten ein. Unberührt bleibt das Recht jeder Partei zur Kündigung aus wichtigem Grund.

9. Sonstiges
   1. Auf den Vertrag findet deutsches Recht unter Ausschluss der Regeln des internationalen Privatrechts, welche zur Anwendung eines anderen Rechts führen würden, Anwendung.
   2. Ausschließlicher Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ist Krefeld in Nordrhein-Westfalen. Der Auftragnehmer ist auch berechtigt, am Sitz des Auftraggebers oder einem sonst zuständigen Gericht zu klagen.
   3. Mündliche Nebenabreden sind nicht getroffen.
   4. Sollten einzelne Bestimmungen des Vertrages ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. Die Parteien verpflichten sich für diesen Fall, die ungültige Bestimmung durch eine wirksame Bestimmung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der ungültigen Bestimmung möglichst nahekommt. Entsprechendes gilt für etwaige Lücken des Vertrages.

Annex 1 – Art und Zweck der Verarbeitung, Gegenstand der Verarbeitung, Art der Daten, Kreis der Betroffenen

Annex 2 – Technische und organisatorische Massnahmen

Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

1. Zutrittskontrolle

   Kein unbefugter Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, z. B.: Magnet- oder Chipkarten, Schlüssel, elektrische Türöffner, Werkschutz bzw. Pförtner, Alarmanlagen, Videoanlagen. Maßnahmen, die geeignet sind, Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personen­bezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren. Als Maßnahmen zur Zutrittskontrolle können zur Gebäude- und Raumsicherung unter anderem automatische Zutrittskontrollsysteme, Einsatz von Chipkarten und Transponder, Kontrolle des Zutritts durch Pförtnerdienste und Alarmanlagen eingesetzt werden. Server, Telekommunikationsanlagen, Netzwerktechnik und ähnliche Anlagen sind in verschließbaren Serverschränken zu schützen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Zutrittskontrolle auch durch organisatorische Maßnahmen (z. B. Dienstanweisung, die das Verschließen der Diensträume bei Abwesenheit vorsieht) zu stützen.

   Es existieren folgende Maßnahmen zur Zutrittskontrolle

   Technische Maßnahmen	Organisatorische Maßnahmen
   🗹 Automatisches Zugangskontrollsystem	🗹 Schlüsselregelung / Liste
   🗹 Videoüberwachung der Eingänge	🗹 Besucherbuch / Protokoll der Besucher

2. Zugangskontrolle

   Keine unbefugte Systembenutzung, z. B.: (sichere) Kennwörter, automatische Sperrmechanismen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung von Datenträgern. Maßnahmen, die geeignet sind zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme (Computer) von Unbefugten genutzt werden können. Mit Zugangskontrolle ist die unbefugte Verhinderung der Nutzung von Anlagen gemeint. Möglichkeiten sind beispielsweise Bootpasswort, Benutzerkennung mit Passwort für Betriebssysteme und eingesetzte Software­produkte, Bildschirmschoner mit Passwort, der Einsatz von Chipkarten zur Anmeldung wie auch der Einsatz von CallBack-Verfahren. Darüber hinaus können auch organisatorische Maßnahmen notwendig sein, um beispielsweise eine unbefugte Einsichtnahme zu verhindern (z. B. Vorgaben zur Aufstellung von Bildschirmen, Herausgabe von Orientierungshilfen für die Anwender zur Wahl eines „guten“ Passworts).

   Es existieren folgende Maßnahmen zur Zugangskontrolle

   Technische Maßnahmen	Organisatorische Maßnahmen
   🗹 Login mit Benutzername + Passwort	🗹 Zentrale Passwortvergabe
   🗹 Firewall	🗹 Richtlinie „Sicheres Passwort“

3. Zugriffskontrolle

   Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems, z. B.: Berechtigungskonzepte und bedarfsgerechte Zugriffsrechte, Protokollierung von Zugriffen. Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten aus­schließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Die Zugriffskontrolle kann unter anderem gewährleistet werden durch geeignete Berechtigungskonzepte, die eine differenzierte Steuerung des Zugriffs auf Daten ermöglichen. Dabei gilt, sowohl eine Differenzierung auf den Inhalt der Daten vorzunehmen als auch auf die möglichen Zugriffsfunktionen auf die Daten. Weiterhin sind geeignete Kontrollmechanismen und Verantwortlichkeiten zu definieren, um die Vergabe und den Entzug der Berechtigungen zu dokumentieren und auf einem aktuellen Stand zu halten (z. B. bei Einstellung, Wechsel des Arbeitsplatzes, Beendigung des Arbeitsverhältnisses). Besondere Aufmerksamkeit ist immer auch auf die Rolle und Möglichkeiten der Administratoren zu richten.

   Es existieren folgende Maßnahmen zur Zugriffskontrolle

   Technische Maßnahmen	Organisatorische Maßnahmen
   🗹 Aktenschredder	🗹 Minimale Anzahl an Administratoren
   	🗹 Verwaltung Benutzerrechte

   Es existieren zusätzliche folgende Maßnahmen zur Zugriffskontrolle

   🗹 Regelmäßige Sicherheitsupdates

4. Trennungskontrolle

   Getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, z. B. Mandantenfähigkeit, Sandboxing Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Datengetrennt verarbeitet werden können. Dieses kann beispielsweise durch logische und physikalische Trennung der Daten gewährleistet werden.

   Es existieren folgende Maßnahmen zur Trennungskontrolle

   Technische Maßnahmen	Organisatorische Maßnahmen
   🗹 Trennung von Produktiv- und Testumgebung	🗹 Steuerung über Berechtigungskonzept
   🗹 Mandantenfähigkeit relevanter Anwendungen	🗹 Festlegung von Datenbankrechten

5. Pseudonymisierung

   Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechende technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen;

   Es existieren folgende Maßnahmen zur Pseudonymisierung

   Technische Maßnahmen	Organisatorische Maßnahmen
   🗹 Im Falle der Pseudonymisierung: Trennung der Zuordnungsdaten und Aufbewahrung in getrenntem und abgesichertem System (mögl. Ver­schlüsselt)

Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

1. Weitergabekontrolle

   Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder Transport, z. B.: Verschlüsselung, Virtual Private Networks (VPN), elektronische Signatur Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist. Zur Gewährleistung der Vertraulichkeit bei der elektronischen Datenübertragung können z. B. Ver­schlüsselungstechniken und Virtual Private Network eingesetzt werden. Maßnahmen beim Datenträgertransport bzw. Datenweitergabe sind Transportbehälter mit Schließvorrichtung und Regelungen für eine daten­schutzgerechte Vernichtung von Datenträgern.

   Es existieren folgende Maßnahmen zur Weitergabekontrolle

   Technische Maßnahmen	Organisatorische Maßnahmen
   🗹 Email-Verschlüsselung	🗹 Dokumentation der Datenempfänger sowie der Dauer der geplanten Überlassung bzw. der Löschfristen
   🗹 Bereitstellung über verschlüsselte Verbindungen wie sftp, https	🗹 Vertragliche Regelungen mit Fremdfirmen nach Art. 28 DSGVO

2. Eingabekontrolle

   Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind, z. B.: Protokollierung, Dokumentenmanagement. Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind. Eingabekontrolle wird durch Protokollierungen erreicht, die auf verschiedenen Ebenen (z. B. Betriebssystem, Netzwerk, Firewall, Datenbank, Anwendung) stattfinden können. Dabei ist weiterhin zu klären, welche Daten protokolliert werden, wer Zugriff auf Protokolle hat, durch wen und bei welchem Anlass/Zeitpunkt diese kontrolliert werden, wie lange eine Aufbewahrung erforderlich ist und wann eine Löschung der Protokolle stattfindet.

   Es existieren folgende Maßnahmen zur Eingabekontrolle

   Technische Maßnahmen	Organisatorische Maßnahmen
   🗹 Manuelle oder automatisierte Kontrolle der Protokolle	🗹 Übersicht, mit welchen Programmen welche Daten eingegeben, geändert oder gelöscht werden können
   	🗹 Klare Zuständigkeiten für Löschungen

Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

1. Verfügbarkeitskontrolle

   Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust, z.B.: Backup-Strategie (online/offline; on-site/off-site), unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), Virenschutz, Firewall, Meldewege und Notfallpläne Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind. Hier geht es um Themen wie eine unterbrechungsfreie Stromversorgung, Klimaanlagen, Brandschutz, Datensicherungen, sichere Aufbewahrung von Datenträgern, Virenschutz, Raid-Systeme, Plattenspiegelungen etc.

   Es existieren folgende Maßnahmen zur Verfügbarkeitskontrolle

   Technische Maßnahmen	Organisatorische Maßnahmen
   🗹 Serverraum klimatisiert	🗹 Kontrolle des Sicherungsvorgangs
   🗹 USV	🗹 Getrennte Partitionen für Betriebssysteme und Daten
   🗹 RAID System / Festplattenspiegelung	🗹 Update zur Schließung von Sicherheitslücken

2. Rasche Wiederherstellung (Art. 32 Abs. 1 lit. c) DSGVO

   Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust, z. B.: Backup-Strategie (online/offline; on-site/off-site), unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), Virenschutz, Firewall, Meldewege und Notfallpläne

   Es existieren folgende Maßnahmen zur raschen Wiederherstellung

   Technische Maßnahmen	Organisatorische Maßnahmen
   🗹 Backup aller virtuellen Maschinen und Container über Proxmox Backup Server (tägliche inkrementelle Backups)	🗹 Dokumentiertes Backup- und Restore-Verfahren für die Virtualisierungsplattform
   🗹 Snapshot-basierte Wiederherstellung von virtuellen Maschinen	🗹 Regelmäßige Überprüfung der Backup-Jobs und Test-Restores
   🗹 Wiederherstellung kompletter VMs oder einzelner Dateien aus Backups möglich

Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)

1. Datenschutz-Management

   Es existieren folgende Maßnahmen zum Datenschutz-Management

   Technische Maßnahmen	Organisatorische Maßnahmen
   🗹 Zentrale Dokumentation aller Ver­fahrensweisen und Regelungen zum Datenschutz mit Zugriffsmöglichkeit für Mitarbeiter nach Bedarf / Be­rechtigung (z. B. Wiki, Intranet …)	🗹 Mitarbeiter geschult und auf Vertraulichkeit/Datengeheimnis verpflichtet
   	🗹 Regelmäßige Sensibilisierung der Mitarbeiter, mindestens jährlich

2. Incident-Response-Management

   Es existieren folgende Maßnahmen zum Incident-Response-Management

   Technische Maßnahmen	Organisatorische Maßnahmen
   🗹 Einsatz von Firewall und regelmäßige Aktualisierung	🗹 Dokumentation von Sicherheits­vorfällen und Datenpannen z. B. via Ticketsystem
   🗹 Einsatz von Spamfilter und regelmäßige Aktualisierung

3. Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DSGVO)

   Es existieren folgende Maßnahmen zum Datenschutzfreundliche Voreinstellungen

   Technische Maßnahmen	Organisatorische Maßnahmen
   🗹 Einfache Ausübung des Widerruf­rechts des Betroffenen durch technische Maßnahmen	🗹 Es werden nicht mehr personen­bezogene Daten erhoben, als für den jeweiligen Zweck erforderlich sind

4. Auftragskontrolle

   Keine Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers, z. B.: Eindeutige Vertragsgestaltung, formalisiertes Auftragsmanagement, strenge Auswahl des Dienstleisters, Vorab­überzeugungspflicht, Nachkontrollen. Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur ent­sprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können. Unter diesen Punkt fällt neben der Datenverarbeitung im Auftrag auch die Durchführung von Wartung und Systembetreuungsarbeiten sowohl vor Ort als auch per Fernwartung. Sofern der Auftragnehmer Dienstleister im Sinne einer Auftragsverarbeitung einsetzt, sind die folgenden Punkte stets mit diesen zu regeln.

   Es existieren folgende Maßnahmen zur Auftragskontrolle

   Technische Maßnahmen	Organisatorische Maßnahmen
   🗹 Dienstleister erlangen i.d.R. keine personenbezogenen Daten. Falls notwendig, werden diese über oben benannte Mechanismen geteilt	🗹 Auswahl des Auftragnehmers unter Sorgfaltsgesichtspunkten (gerade in Bezug auf Datenschutz und Daten­sicherheit)
   	🗹 Abschluss der notwendigen Verein­barung zur Auftragsverarbeitung bzw. EU Standard Vertragsklauseln
   	🗹 Verpflichtung der Mitarbeiter des Auftragnehmers auf Datengeheimnis